Штрихове кодування документів

Технологія штрихкодування документів — для маркування документів можна використовувати лінійні (одномірні) або двомірні штрих-коди.

Застосування штрихових кодів в документах дозволяє значно зменшити вплив, так званого «людського фактора» на процес обробки документів. Повністю виключити «людський фактор», шахрайство, підробку документів штрихове кодування не зможе. Ідентифікація документів по штрих-кодами дозволяє скоротити час на обробку документів, виключити помилки ручного введення ідентифікатора документів, а так само автоматизувати обробку документів за допомогою алгоритмів програмного забезпечення. Результати і вигоди від застосування штрих-кодів в документах можуть бути значні. За результатами впровадження наших проектів автоматизації обліку, ми гарантовано отримували:

• збільшення швидкості обробки документів;
• зниження рутинної навантаження на співробітників;
• збільшення пропускної здатності операторських місць;
• «Пов'язаний» документообіг (ланцюжки документів формуються автоматично);
• зменшення помилок ручного введення + значну економію часу на пошук і виправлення помилок;
• значну економію часу на навчання нових співробітників.

Штрихові коди можна роздруковувати при друку документа, додруковувати у виділене поле або наклеювати за допомогою самоклейних етикеток. Для друку штрих-коду можна використовувати лазерний, струменевий принтер або принтер етикеток (штрих-коду).

Перевага лінійного штрих-коду полягає у тому, що його зчитують всі сканери штрихових кодів. Більш того, для зчитування лінійних штрихових кодів можна використовувати найдешевші світлодіодні сканери штрих коду, що значно зменшує вартість автоматизації документообігу. У процесі застосування лінійних штрих-кодів для скорочення довжини коду використовуються підлеглі довідники, у них міститься інформація про документ та його історію.

1D-код

Робоче місце бухгалтера, обладнане сканером штрих-коду, підвищить продуктивність праці. Скорочується час на пошук у базі потрібного документа. Імовірність помилки при пошуку зводиться до нуля, оскільки кожному документу присвоюється свій унікальний код.

Використання штрихових кодів та сканера штрих-коду у бухгалтерії дозволяє автоматизувати пошук бухгалтерських документів. У бухгалтерській базі безліч документів, і завдяки зчитуванню штрих-коду з певного документа потрібний документ буде знайдений за кілька секунд.

Зчитування лінійного штрих-коду з рахунку-фактури та видаткової накладної здійснюється з метою швидкого та безпомилкового їх пошуку у базі даних. Завдяки такому застосуванню штрихового кодування документів та сканера штрих-коду відбулася заміна ручного введення даних з паперових платіжних документів на автоматизований.

2D-код

Перевага двовимірного коду в тому, що він може містити більше інформації про документ, тобто основна інформація про документ може бути закодована безпосередньо в штриховому коді. Штрих-код документа формату 2D генерується таким чином, що він містить всю інформацію, необхідну для однозначної ідентифікації документа і не вимагає зберігання в базі даних. Необхідно враховувати, що двовимірні штрих-коди зчитуються за допомогою сканерів 2D, а ці сканера в даний час ще досить дорогі. Ви можете подивитися в каталозі: 2D сканери штрихових кодів. Ціни і характеристики.

Використання штрихкодування документів

Штриховими кодами маркуються всі друковані форми документів. При введенні результатів виконання завдань та операцій співробітник не витрачає час на пошук документа. Більш того, у залежності від робочого місця за результатами сканування можна автоматично проставляти відмітки про виконання завдання та рух документа. Наприклад, можна використовувати таку схему: менеджер роздруковує клієнту документи та направляє його на склад одержувати товар або підтвердження оплати у бухгалтерії. Поки клієнт добирається до складу, розпорядження на відвантаження в електронному вигляді надходить у складську систему, замовлення збирається та упаковується, від бухгалтерії надходить дозвіл на відпускання продукції. За скануванням документа, пред'явленого клієнтом, потрібне замовлення з'являється на екрані ПК або терміналі збору даних комірника. Замовлення перевіряється та упаковується. Документи зі штрих-кодами можна швидко знайти та обробити у корпоративній системі обліку. Документ може проходити по маршруту: відділ продажів, бухгалтерія, дільниця складання замовлень, упакування замовлень, експедиція та відвантаження в автомобіль.

Схема штрихкодування документів: менеджер друкує оригінали документів, в яких автоматично друкується унікальний штрих-код. Після того, як документ повертається від клієнта, співробітник (як правило, офіс-менеджер) зчитує штрих-код сканером штрих-кодів.

Надалі бухгалтер може сформувати звіт та наочно побачити — які документи у наявності або відсутні. Звіт можна формувати у розрізі різних аналітик: період, контрагенти, тип документа, відповідальний менеджер та ін. Вивівши звіт по відсутнім документам, можна ініціювати процес збору документів.

Штрихкодування документів із заміною статусів виконується у двох варіантах: з заміною статусу тільки у системі або із заміною статусу документа та друком етикетки зі штрих-кодом статусу. Наприклад, наклейка на товарно транспортну накладну: перше зважування, акт зважування.

Якщо документообіг виходить за рамки підприємства або пов'язаний з міжнародною діяльністю має сенс використовувати всесвітній стандарт ідентифікації типу документа GDTI. Номер GDTI привласнює видавець документа, використовуючи свій Префікс GS1 підприємства та самостійно формуючи розряди «Тип документа» і «порядковий номер документа».